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税务代收工会经费分成管理的审计

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税务代收工会经费分成管理过程中的风险是工会财务工作内部控制的重点,也是工会经审部门在审计过程中应关注的重点。税务代收工会经费分成管理有四个基本环节:代收、分成、拨付、账务处理,分别对应税收征管软件、经费分成软件、网银软件和财务软件。税务部门通过税收征管软件代收工会经费,并生成缴纳工会经费单位(以下简称:缴费单位)缴费明细清单;经费分成软件将从税收征管软件中提取缴费明细清单进行分析、计算并分成,生成拨款网银数据包;银行根据拨款网银数据包拨付各级工会分成经费,并生成银行回单;财务软件根据银行回单等作相应会计账务处理。本文以税务代收工会经费分成软件(以下简称经费分成软件)为例,浅析税务代收工会经费分成管理中主要环节的风险与审计重点,提出相应的审计方法,抛砖引玉,以利于加强对税务代收工会经费分成管理的审计监督,保证工会资金的betway必威体育注册完整和有效使用。

一、岗位设置环节

新鲜的事物、巨额的资金量、不断完善的软件功能等使得税务代收分成管理的岗位设置十分重要,因此负责分成管理的财务人员不应少于2名,并可根据成本效益原则适当增加。但实际工作中,尤其是经费分成软件管理中,熟练运用软件功能的财务人员不多,有时即便设置了牵制功能,仍可能出现一人完成所有操作流程的现象。监督机制的缺乏加大了资金使用风险,并给舞弊留下了可乘之机。审计重点:是否建立经费分成内部控制制度,不相容岗位是否分离,权责是否明晰,执行是否到位,有无相互代替的现象。审计方法:通过查看文件资料,如实施的内控制度、岗位职责等方式确定被审计单位制度的完整及正确性;通过询问分成管理人员、查看会计凭证等确定内控执行有效性;对软件操作的审计可通过软件中的“系统管理”查看操作人员权限,并通过“上机日志”抽查操作人员有无权限混用的问题。

二、基础资料录入环节

基础资料录入主要是参与分成各工会银行开户信息、分成比例等的录入,筹备金管理中,有时还包括工会成立时间的录入。这一录入过程单调、繁琐且工程浩大,不仅需要参与分成工会提供正确的银行开户信息,更需要录入人员具有高度的责任心和耐心,才能保证分成正确、拨付准确。审计重点:缴费单位银行开户信息及分成比例。审计方法:(1)通常情况下只有成立工会且设立工会银行账号的缴费单位才能得到经费分成。审计人员可以通过经费分成软件“单位管理—缴费单位一览表”或“经费管理—经费回拨”等的查询功能,将银行开户信息不含“工会”或“工会委员会”的单位筛选出来,从而进一步查证给这些单位拨付的经费分成是否存在异常。(2)通过经费分成软件“上机日志”功能查看软件操作人员的操作轨迹。经费分成软件中“上机日志”功能非常重要,它详细记录了操作人员登录软件后,对软件所实施的每一个动作,包括查询、修改等痕迹。因此“上机日志”的记载应当详细且容易理解。审计人员可以通过这个模块了解操作人员对单位资料的修改是否符合规定。(3)通过银行拨款记录等查实收款单位信息。由于银行是经费分成付款的最后一关,因此它提供的收款单位信息更加真实、可靠,审计人员可以通过查看网银生成的拨款文件,或银行对账单来核实收款单位信息,最终确定是否存在违法违规拨付经费的情况。(4)分成比例对参与经费分成的各级工会来说是极其重要的,它直接关系到各级工会的“钱袋子”多少。审计人员可通过经费分成软件“基础设置—分成方案”“单位管理—缴费单位一览表”等查询功能,来核实各级工会的分成比例是否按规定执行,有无多分、少分、错分的现象。同样审计人员也可以通过“上机日志”功能或导出“上机日志”来分析核实操作人员对新增、修改分成比例的操作是否符合规定。

三、经费分成环节

如果经费分成软件不能直接接入税务征管系统读取缴费单位的缴费信息,那么从税务征管系统提取数据并导入经费分成软件过程中,就会存在手工操作。由于两个软件存在不同的数据格式要求,转换过程中就有可能发生数据错误,还有可能发生人为的舞弊,例如故意更改个别单位的缴费金额,以期获得更多的分成。审计重点:税务代收金额与分成基数金额是否一致。审计方法:审计人员可以通过查询税收征管系统代收总额、银行账户收到人民银行国库(或税务机关)拨来的代收金额、以及经费分成软件的“经费管理—税务代收”betway必威体育官网中查找代收汇总金额进行三方核对,查找存在差异及差异原因。需要说明的是,故意或非故意更改缴费金额的情况一旦发生,由于税务代收单位数量众多,会给审计人员带来巨大的工作量。假如已有怀疑倾向,审计人员可以先核对年度三方代收总额,如有差异,再用分月提取税收征管系统里的数据,与经费分成软件“经费管理—税务代收”数据对比的方法确定差异,一步步缩小范围,寻找差异原因,从而达到鉴别真假的目的。还要注意的是,由于税收征管系统中代收工会经费模块不是基本功能,设计较为粗糙,数据有时也会出现前后不一致的现象。审计人员一定要多方面查证数据的准确性。若操作人员故意更改数据,有可能发生代收总金额不变,两个或多个单位代收金额此消彼长的情况,更加大了审计的难度。因此,税务代收工会经费分成软件操作岗位配备品行端正、高度负责且能互相牵制的财务人员尤为重要。没有实现国库汇缴清算的工会也可以通过对比税收征管系统代收总额、各税务机关拨来的实际金额来确定税务机关是否及时、足额拨付代收的工会经费(筹备金)。

四、提交银行拨付环节

经费分成软件生成的拨付文件可直接提交网上银行拨付,即“银企互联”。如果没有实现“银企互联”,则需要生成网银提交文件后手工导入网银。生成的网银拨款文件在提交网银前可以进行人为修改,故存在一定风险。审计重点:银行拨付金额是否与经费分成软件生成的银行提交文件金额一致。审计方法:软件具有复核功能,即在“银行业务—网银验证”模块可将银行已拨付信息形成的文件重新导入经费分成软件,以对比与经费分成软件形成的银行提交文件是否存在差异。如果所使用的经费分成软件没有这个功能,审计人员则需手工甄别差异,由于两个文件的格式不同,这种甄别费时费力,因此除非有确凿的证据,常规审计中建议只作个别抽查。审计人员也可以通过设置限额的方式,如对10万元以上的拨款在经费分成软件或网银软件里提取相关数据,以查询收款单位有无异常。管理层可在网银拨款时设置单笔最高拨款限额,超出限额的拨款需要更高级别的领导进行审批,以防范资金风险。

五、筹备金管理环节

税务全额代收工会经费(筹备金)地区的工会,往往在账面上存有大量筹备金。个别市(县)级工会为了得到本级分成经费,有时会利用录入权限将还没有建立工会的单位设置成已组建,并将其分成经费拨付给联合工会或其他工会。当此单位组建工会并提交开户资料后,发现其前期缴纳的筹备金已被分成拨付,很容易造成经费纠纷。此外,也不排除存在内外相互勾结,套取经费进行贪污、挪用的不法行为。审计重点:筹备金是否按规定拨付。审计方法:对突然大量增加筹备金分成且收款的工会名称相同的进行检查。在经费分成软件“经费管理—筹备金回拨”利用查询功能将收款单位相同的记录调出,与申请筹备金分成拨付单位上报的纸质资料核对,核实有无擅自处理缴费单位筹备金问题;对破产、注销等已不存在的单位缴纳的筹备金所作的申请拨付,也要核实是否通过必要的审批程序。

六、会计账务处理环节

由于经费分成与账务处理使用了不同公司的软件,一般情况下无法实现自动入账,所有银行回单均需手工分类后再录入财务软件生成会计凭证。在全额代收地区,每月几千张回单很常见,要将这几千张回单按业务性质进行会计分类,极易发生会计差错。此外,在收款单位银行信息错误的情况下,若与拨款工会同属一家银行(例如工行),则网银直接拒付,不会生成银行回单。如果操作人员没有及时在网上打印拒付清单,也会造成财务软件与经费分成软件最终拨款金额的不同。审计重点:经费分成软件与财务软件相对应数据是否一致。审计方法:如对筹备金余额的审计可通过经费分成软件“经费管理—筹备金回拨”模块提取会计期末余额,并与财务软件中“其他应付款—筹备金”会计期末余额相比对,如有差异,需要两个软件的操作人员提供相应说明。

七、档案管理环节

税务代收工会经费分成管理中,除财务软件可以形成纸质会计资料外,经费分成软件由于数据巨大,基本依靠计算机强大的存储功能进行档案管理,一旦发生设备事故造成数据丢失或毁损,后果不堪设想。审计重点:必要的纸质资料及数据备份。审计方法:检查单位基础资料录入(含新增、修改、隶属关系、分成比例等)时上报的纸质资料是否按重要会计档案保管。单机版的经费分成软件是否及时备份,是否采用其他媒介如光盘等另行备份并保存;联机版经费分成软件除在本地服务器备份外,是否还采取其他设备实现异地或不同区域备份,以确保数据betway必威体育注册。

作者:张小玲 单位:宁夏回族自治区总工会

税务代收工会经费分成管理的审计责任编辑:张雨    阅读:人次
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